Stand: 2026
1. Geltungsbereich
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung von FLIRIVO FLOW durch registrierte Kontoinhaber, Organisationen und deren berechtigte Teammitglieder. Ergänzende Individualvereinbarungen, Angebote, Leistungsbeschreibungen und zwingende gesetzliche Regelungen gehen im Konfliktfall vor.
2. Zweck des Systems
FLOW ist eine konfigurierbare Plattform zur Organisation von Terminen, Terminwünschen, Reservierungen, Wartelisten, virtuellen Warteschlangen, Abholungen, Kundenstatus, Aufrufanzeigen und vergleichbaren Serviceprozessen. Das System ersetzt keine fachlich vorgeschriebenen Spezialverfahren, wenn für eine Branche besondere gesetzliche, medizinische, behördliche oder sicherheitsrelevante Anforderungen gelten.
3. Registrierung und Betriebsbereich
Kontoinhaber müssen zutreffende Angaben machen, ihre Zugangsdaten schützen und sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Ein neuer Betriebsbereich wird vor der produktiven Nutzung durch Datenschutz-Einrichtung und Produktwahl geführt. Ohne diese Voraussetzungen kann die öffentliche Veröffentlichung noch nicht freigeschaltet werden.
4. Produktpakete und Module
FLOW kann in mehreren Paketen bereitgestellt werden. Je nach Paket unterscheiden sich aktivierbare Module, Mitarbeiterlimits, Auswertungen, Exporte, Aufrufanzeigen, Branding und Werbefreiheit. Zusätzlich können modulare Erweiterungen angeboten werden. Die zum Buchungszeitpunkt dargestellte Leistungsbeschreibung und der angezeigte Preis sind maßgeblich.
5. Starter, Business, Professional und Enterprise
Starter richtet sich an einfache Status- und Abholprozesse. Business erweitert den Funktionsumfang insbesondere um Termin-, Reservierungs-, Wartelisten- und Warteschlangenprozesse. Professional ergänzt unter anderem Auswertungen, Exporte, Aufrufanzeigen, erweiterte Kalendersteuerung und werbefreien Betrieb. Enterprise stellt den umfassendsten Funktionsumfang und höhere Organisationslimits bereit. Einzelne Funktionszuordnungen können im Zuge der Produktentwicklung angepasst werden; bereits bezahlte Leistungszeiträume werden dabei angemessen berücksichtigt.
6. Lizenzlaufzeit und Verlängerung
FLOW-Produktstufen werden als feste, im Bestellvorgang ausgewiesene Lizenzzeiträume verkauft. Ein 30-Tage-Kauf gewährt genau 30 Tage, ein 365-Tage-Kauf genau 365 Tage. Es findet keine automatische FLOW-Verlängerung und kein FLOW-Abonnement statt. Mehrere gleichzeitig oder nacheinander gekaufte Zeiträume derselben Produktstufe werden vollständig addiert und an eine noch laufende Restzeit dieser Produktstufe angehängt. Ein Upgrade auf eine höhere Produktstufe ist jederzeit möglich und gilt nach erfolgreicher Zahlung sofort. Dabei bleibt eine bereits bezahlte Restlaufzeit erhalten; die neu gekaufte Laufzeit wird vollständig daran angehängt. Eine niedrigere Produktstufe kann eine noch aktive höhere Lizenz nicht vorzeitig ersetzen und kann nach deren Ablauf gekauft werden.
7. Preise, Steuern und Zahlung
Die im Bestellprozess ausgewiesenen Preise gelten für das gewählte Produkt und den ausgewählten Abrechnungszeitraum. Soweit Umsatzsteuer oder andere Abgaben anfallen, werden diese entsprechend den gesetzlichen Anforderungen behandelt. Bei fehlgeschlagenen oder ausstehenden Zahlungen kann der Zugriff auf kostenpflichtige Funktionen eingeschränkt werden.
8. Werbung
Bestimmte Produktpakete können klar gekennzeichnete Werbeflächen enthalten. Werbefreie Pakete werden entsprechend ausgewiesen. Werbung darf den eigentlichen Kundenprozess nicht als Systemmeldung vortäuschen. Für externe Werbeinhalte gelten zusätzlich die Bedingungen des jeweiligen Werbepartners.
9. Mitarbeiter, Rollen und Rechte
Der Betriebsinhaber kann Mitarbeiter mit eigenen Logins einladen und Rollen bzw. Einzelrechte vergeben. Dazu können beispielsweise reine Leserechte, Terminbearbeitung, Warteschlangenbedienung, Statuspflege, Exporte oder Konfigurationsrechte gehören. Der Kontoinhaber ist für eine angemessene Rechtevergabe und die regelmäßige Überprüfung nicht mehr benötigter Zugänge verantwortlich.
10. Öffentliche Links und Displays
Öffentliche Buchungs-, Reservierungs-, Warteschlangen- und Anzeigelinks dürfen im vorgesehenen Umfang auf Websites, QR-Aushängen oder Bildschirmen verwendet werden. Persönliche Kundenlinks für konkrete Vorgänge dürfen nicht öffentlich verbreitet werden. Bei öffentlichen Anzeigen ist der Betrieb für die datenschutzkonforme Konfiguration, insbesondere eine etwaige Namensanzeige, verantwortlich.
11. Konfiguration und Branchenvorlagen
Vorlagen sollen den Einstieg erleichtern, ersetzen aber keine fachliche Prüfung. Der Betrieb kann Öffnungszeiten, Sperrzeiten, Urlaube, Vorlaufzeiten, Reaktionsfristen, erneute Einreihung, Kapazitäten, Felder, Texte und Ablaufregeln anpassen. Er ist dafür verantwortlich, dass diese Einstellungen zu seinem tatsächlichen Geschäftsprozess passen.
12. Kundenkommunikation
FLOW kann E-Mails und Kundenlinks für Bestätigung, Alternative, Ablehnung, Änderung, Erinnerung oder Stornierung bereitstellen. Der Betrieb muss seine Kontaktangaben und Absenderkonfiguration aktuell halten. Auch eine erfolgreich versendete Nachricht kann abhängig vom E-Mail-Anbieter des Empfängers verspätet ankommen oder dort abgewiesen werden.
13. Kalender, Kapazität und Verfügbarkeit
Kalender- und Kapazitätsangaben basieren auf den im System gespeicherten Daten und Regeln. Bei parallelen externen Systemen, manuellen Änderungen oder unvollständiger Pflege können Abweichungen entstehen. Vorlagen, Prognosen, angezeigte Wartezeiten und Angaben zur voraussichtlichen Fertigstellung sind organisatorische Hilfen und keine garantierten Leistungszeiten.
14. Große Datenbestände und Exporte
Große Datenbestände werden übersichtlich seitenweise, mit Filtern oder nach Zeiträumen bereitgestellt. Für eine stabile und sichere Nutzung können Bildschirmansichten und Exporte sinnvolle Obergrenzen oder Zeitraumbeschränkungen verwenden. Der Betrieb soll für Archivierung und gesetzliche Aufbewahrung geeignete eigene Prozesse berücksichtigen.
15. Zulässige Nutzung
Unzulässig sind insbesondere missbräuchliche automatisierte Zugriffe, Sicherheitsumgehungen, unbefugte Scans, Manipulationsversuche, rechtswidrige Inhalte, Identitätsmissbrauch, Störung des Plattformbetriebs und die Verwendung von FLOW zur Verletzung von Rechten Dritter. Sicherheitsrelevante Zugriffe können protokolliert und bei Bedarf gesperrt werden.
16. Datenschutz und vertrauliche Inhalte
Der Betrieb muss nur solche Kundendaten erheben, die er für seinen Prozess benötigt und rechtmäßig verarbeiten darf. Insbesondere Freitextfelder dürfen nicht als unkontrollierte Ablage besonders sensibler Informationen verwendet werden. Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise.
17. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung
Der Anbieter ist um einen angemessenen und zuverlässigen Betrieb bemüht. Wartungen, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen von Infrastruktur oder Drittanbietern sowie erforderliche Updates können die Verfügbarkeit zeitweise einschränken. Eine bestimmte Verfügbarkeitsgarantie oder Service-Level-Zusage besteht nur, wenn sie ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde.
18. Haftung
Es gelten die gesetzlichen Haftungsregeln und die zentral veröffentlichten Haftungshinweise. FLOW unterstützt organisatorische Abläufe, trifft jedoch keine fachlichen Entscheidungen für den Betrieb. Der Betrieb bleibt insbesondere für Terminentscheidungen, behördliche Verfahren, medizinische Entscheidungen, Sicherheitsvorgaben und die sachliche Richtigkeit seiner Kundentexte verantwortlich.
19. Schutzrechte und Pflichtkennzeichnung
Software, Gestaltung, Marken, Dokumentation und zugehörige Bestandteile bleiben im Rahmen der anwendbaren Schutzrechte geschützt. Die Kennzeichnung „Powered by FLIRIVO FLOW“ ist Bestandteil der öffentlichen FLOW-Kundenoberflächen und darf nicht entfernt oder verdeckt werden, soweit keine ausdrücklich abweichende Vereinbarung besteht.
20. Ablauf, Sperrung und Datenexport
Da FLOW-Laufzeiten als Einmalkauf erworben werden, ist keine Kündigung einer automatischen FLOW-Verlängerung erforderlich. Nach Ablauf einer bezahlten Lizenz können kostenpflichtige Module bis zum erneuten Kauf einer passenden Laufzeit eingeschränkt werden. Vor dem Ende der Nutzung soll der Betrieb benötigte Daten innerhalb seiner Berechtigungen exportieren. Betriebsdaten werden allein durch einen Lizenzablauf nicht automatisch gelöscht; es gelten die vorgesehenen Lösch-, Aufbewahrungs- und Datenschutzfristen. Bei schwerwiegendem Missbrauch, Sicherheitsrisiken oder erheblichen Vertragsverletzungen kann ein Zugang im gesetzlich und vertraglich zulässigen Umfang gesperrt werden.
21. Änderungen der Bedingungen
Diese Bedingungen können an neue Funktionen, Produkte oder rechtliche Anforderungen angepasst werden. Soweit eine Änderung bestehende Vertragsverhältnisse wesentlich betrifft, erfolgt die Information nach den hierfür geltenden rechtlichen Anforderungen.
22. Anwendbares Recht und zwingende Rechte
Für das Vertragsverhältnis gilt das vereinbarte bzw. gesetzlich bestimmte Recht. Zwingende gesetzliche Rechte, insbesondere zwingende Verbraucherrechte, bleiben unberührt. Gerichtsstandsvereinbarungen gelten nur, soweit sie rechtlich zulässig sind.
23. Orte, Karten, Grundrisse und Zielpunkte
FLOW kann Standorte, Räume, Tische, Sitzplätze, Schalter, Arbeitsplätze, Abholpunkte, Eingänge, Parkplätze, Aufrufmonitore und schematische Grundrisse verwalten und Vorgängen zuordnen. Diese Funktionen dienen der organisatorischen Orientierung und Kapazitätssteuerung. Der Betrieb bleibt für Richtigkeit, Aktualität und Eignung seiner Ortsangaben verantwortlich. FLOW ersetzt insbesondere keine baurechtlich, brandschutzrechtlich, arbeitsschutzrechtlich oder barrierefreiheitsbezogen erforderlichen Pläne, Beschilderungen oder Flucht- und Rettungspläne. Kartenlinks und optionale externe Karteneinbettungen unterliegen zusätzlich den Bedingungen und Datenschutzanforderungen des jeweiligen Kartendienstes.