Datenschutzhinweise

Stand: 2026
Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von FLIRIVO FLOW. Für einen konkreten Kundenprozess kann zusätzlich die Datenschutzerklärung des jeweils einsetzenden Betriebs maßgeblich sein.

1. Anbieter und Anlaufstelle

Anbieter der FLIRIVO-FLOW-Plattform ist der im zentralen Impressum bezeichnete Anbieter. Datenschutzbezogene Anfragen können über die dort veröffentlichten Kontaktwege gestellt werden.

2. Rollenverteilung zwischen FLIRIVO und dem einsetzenden Betrieb

Für Plattformkonto, Vertragsverwaltung, Sicherheit, Abrechnung, Support, Produktbetrieb und eigene Kommunikation verarbeitet der Plattformanbieter Daten in eigener Verantwortlichkeit. Nutzt ein Unternehmen, eine Behörde, Praxis, Werkstatt, Gastronomie oder sonstige Organisation FLOW für eigene Termine, Reservierungen, Warteschlangen, Abholungen oder Statusprozesse, bestimmt dieser Betrieb grundsätzlich Zweck und Inhalt der Kundendatenverarbeitung. Soweit die Voraussetzungen vorliegen, wird FLIRIVO als Auftragsverarbeiter eingesetzt; eine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist vom Betrieb vor dem produktiven Einsatz einzurichten.

3. Datenschutz-Gate vor Veröffentlichung

Ein neu angelegter Betrieb kann öffentliche FLOW-Prozesse erst veröffentlichen, wenn die vorgesehene Datenschutz-Einrichtung abgeschlossen wurde und ein aktives Produktpaket vorliegt. Interne Konfiguration und Vorschau können zuvor möglich sein, öffentliche Buchungs-, Reservierungs-, Warteschlangen- oder Statuszugänge bleiben jedoch gesperrt.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

• Konto- und Authentifizierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, gesicherte Anmeldeinformationen, Verifizierungsstatus, zusätzliche Anmeldeabsicherung, Sprache sowie Sitzungs- und Sicherheitsinformationen.
• Betriebs- und Vertragsdaten: Organisation, Anschrift, Kontaktinformationen, Branche, gewähltes Produktpaket, Module, Zahlungs- und Vertragsreferenzen.
• Mitarbeiter- und Berechtigungsdaten: Teamzugehörigkeit, Rollen, Einzelrechte, Einladungen sowie Nachweise zu wichtigen Änderungen und Zugriffen.
• Termin- und Reservierungsdaten: Kundenname, Kontaktdaten, Leistung, Datum, Zeitfenster, Gruppengröße, Terminwunsch, Alternativen, Bestätigung, Ablehnung, Stornierung und Kennzeichnung zum Nichterscheinen.
• Warteschlangendaten: Aufrufnummer, Position, Eintrittszeit, Aufruf, Rückmeldung, Wiedereinreihung, Bearbeitungsstand und voraussichtliche Wartezeit.
• Abhol- und Statusdaten: Referenzcodes, Zeitfenster, Bearbeitungsstatus, voraussichtliche Fertigstellung und kundensichtbare Hinweise.
• Frei konfigurierte Felder: vom Betrieb definierte zusätzliche Angaben. Der Betrieb ist dafür verantwortlich, nur erforderliche und zulässige Datenfelder anzulegen.
• Sicherheits- und Nutzungsdaten: IP-Adresse bzw. daraus gebildete Sicherheitsmerkmale, Zeitpunkt, aufgerufener Bereich, Browser-/Geräteinformationen sowie Informationen zu Fehlern, Schutzmaßnahmen und wichtigen Änderungen.
• Kommunikationsdaten: systemgenerierte E-Mails, Supportanfragen, Zustellstatus und transaktionale Benachrichtigungen.

5. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung und Administration der Plattform, Durchführung von Termin-, Reservierungs-, Warteschlangen-, Abhol- und Statusprozessen, Benachrichtigung von Kunden, Berechtigungssteuerung, Vertrags- und Zahlungsabwicklung, Support, Fehleranalyse, Kapazitätsplanung, Auswertungen, Datenexporten sowie zum Schutz vor Missbrauch und unbefugten Zugriffen.

6. Rechtsgrundlagen

Je nach Vorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an einem sicheren, nachvollziehbaren und wirtschaftlichen Plattformbetrieb sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungsabhängige Funktionen in Betracht. Für Endkundendaten legt der einsetzende Betrieb die für seinen konkreten Prozess einschlägige Rechtsgrundlage fest.

7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

FLOW ist nicht als Patientenakte, Diagnosesystem oder allgemeines Archiv für besonders sensible Daten konzipiert. Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Angaben, biometrische Daten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sollen nur verarbeitet werden, wenn der einsetzende Betrieb hierfür eine belastbare Rechtsgrundlage, ein geeignetes Schutzkonzept und die erforderliche vertragliche Grundlage geschaffen hat. Freitextfelder sollen grundsätzlich keine unnötigen sensiblen Informationen enthalten.

8. Öffentliche und private Kundenlinks

Bestimmte Vorgänge werden über persönliche, schwer erratbare Kundenlinks bereitgestellt. Solche Links können Status, Terminoptionen oder Stornofunktionen enthalten und sind wie vertrauliche Zugänge zu behandeln. Sie sollen weder veröffentlicht noch an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. Öffentliche Aufrufanzeigen sollen standardmäßig mit Aufrufnummern und ohne Kundennamen betrieben werden; die Anzeige von Namen muss der Betrieb bewusst aktivieren und datenschutzrechtlich verantworten.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

FLOW kann Service-E-Mails zu Terminwünschen, Alternativvorschlägen, Bestätigungen, Ablehnungen, Änderungen, Reservierungen, Abholungen und Statusmeldungen versenden. Die E-Mail-Adresse wird für die jeweilige Prozesskommunikation und Zustellkontrolle verwendet. Marketingkommunikation wird davon getrennt behandelt und nur auf geeigneter Rechtsgrundlage versendet.

10. Zahlungsabwicklung und Stripe

Bei kostenpflichtigen FLOW-Lizenzen wird Stripe für einmalige Zahlungen eingesetzt. FLOW-Laufzeiten verlängern sich nicht automatisch. Zahlungsdaten werden grundsätzlich unmittelbar durch den Zahlungsdienst verarbeitet; FLOW speichert nur die für Vertrag, Produkt, Lizenzlaufzeit, Status, Rechnung und Transaktionsnachweis erforderlichen Referenzen. Bereits vor der Umstellung bestehende Stripe-Abonnements können noch bis zum Ende einer bereits bezahlten Periode verarbeitet und anschließend beendet werden. Es gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des Zahlungsdienstleisters.

11. Werbung

Je nach Produktpaket können gekennzeichnete Werbeflächen angezeigt werden. Die Anzeige von Werbung ist vom eigentlichen Kundenprozess getrennt. Soweit für personalisierte Werbung, Reichweitenmessung oder externe Werbetechnologien eine Einwilligung erforderlich ist, dürfen solche Funktionen erst nach einer wirksamen Einwilligung aktiviert werden. Höhere FLOW-Pakete können werbefrei ausgestaltet sein.

12. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligungsverwaltung

Unbedingt erforderliche Cookies bzw. lokale Speicherungen können für Anmeldung, Sicherheit, Sprache, Sitzungen und gespeicherte Einwilligungen eingesetzt werden. Nicht notwendige Dienste dürfen nur entsprechend der konfigurierten Einwilligungsverwaltung aktiviert werden. Die Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen bleiben über die vorgesehenen Einstellungen erreichbar.

13. Sicherheits- und Sperrprotokolle

Zur Missbrauchsabwehr können fehlerhafte oder verdächtige Aufrufe protokolliert und zeitlich begrenzte Sicherheitsmaßnahmen gegen IP-Adressen oder Browser ausgelöst werden. Dabei können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Bereich, Browser-/Geräteinformationen sowie Art und Dauer einer Schutzmaßnahme verarbeitet werden. Reine interne Systemfehler sollen nicht automatisch als Angriff eines Endkunden gewertet werden.

14. Empfänger und Dienstleister

Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können Hosting- und Infrastrukturpartner, E-Mail-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Support- und Sicherheitsdienstleister gehören. Zugriffe von Mitarbeitern des jeweiligen Betriebs richten sich nach dem in FLOW konfigurierten Rollen- und Rechtesystem.

15. Drittlandübermittlungen

Werden Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt oder können diese aus Drittländern zugreifen, werden die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Übermittlungsmechanismen berücksichtigt, beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien. Die konkrete Anbieter- und Vertragskonfiguration kann sich je nach bereitgestellter Infrastruktur unterscheiden.

16. Speicherdauer und Löschkonzept

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Vertragsabwicklung, Nachweis- oder Sicherheitsinteressen erforderlich ist. FLOW unterstützt prozessbezogene Aufbewahrungsfristen und das Löschen abgeschlossener Vorgänge. Der einsetzende Betrieb muss seine Fristen an seinen gesetzlichen und fachlichen Bedarf anpassen. Backups können Daten für einen begrenzten zusätzlichen Sicherungszeitraum enthalten.

17. Auswertungen und Exporte

Auswertungen und Excel-/PDF-Exporte werden ausschließlich innerhalb des jeweiligen Betriebs und entsprechend der vergebenen Berechtigungen bereitgestellt. Exportierte Dateien liegen anschließend im Verantwortungsbereich der exportierenden Stelle und müssen dort angemessen geschützt und fristgerecht gelöscht werden.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Betrifft ein Anliegen Daten eines konkreten Betriebsprozesses, ist regelmäßig zunächst der jeweilige Betrieb zuständig.

19. Beschwerderecht

Es besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die Zuständigkeit richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen und dem jeweiligen Verantwortlichen.

20. Automatisierte Entscheidungen

FLOW kann Regeln wie automatische Terminbestätigung, Wiedereinreihung oder zeitgesteuerte Statusübergänge ausführen. Diese organisatorischen Automationen sind nicht als rechtlich erhebliche ausschließlich automatisierte Einzelfallentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO vorgesehen. Der Betrieb ist dafür verantwortlich, seine Regeln fachlich angemessen zu konfigurieren.

21. Orte, Karten und Grundrisse

Ein Betrieb kann Standorte, Adressen, Koordinaten, Schalter, Tische, Räume, Eingänge, Abholpunkte, Parkplätze, Aufrufmonitore und eigene schematische Grundrisse hinterlegen und einzelnen Vorgängen zuordnen. Öffentlich angezeigt werden diese Informationen nur, wenn der Betrieb die jeweilige Ortsangabe und den Vorgang hierfür freigibt. Grundrisse sollen ausschließlich organisatorische Informationen enthalten und keine unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Angaben. Für Karten kann FLOW einen datensparsamen externen Google-Maps-Link erzeugen; dabei werden Daten erst an Google übertragen, wenn der Nutzer den Link öffnet. Eine direkte Karteneinbettung ist optional. FLOW lädt die eingebettete Google-Maps-Karte erst, wenn der Nutzer entweder Google Maps für die konkrete Kartenansicht ausdrücklich erlaubt oder in den gemeinsamen Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen alle optionalen Kategorien akzeptiert hat. Die separate Kartenfreigabe wird als erforderliche Einwilligungsentscheidung gespeichert und kann in der Kartenansicht wieder widerrufen werden. Ohne eine solche Einwilligung bleibt ausschließlich der datensparsame Routenlink bzw. ein Hinweis zu den Karten- und Datenschutzeinstellungen sichtbar.

22. Änderungen dieser Hinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn Funktionen, Rechtslage oder eingesetzte Dienstleister geändert werden. Die jeweils veröffentlichte Fassung ist maßgeblich.